Aumentare la produttività e ottimizzare il tempo: ecco 10 strategie efficaci

aumentare la produttività

Aumentare la produttività e ottimizzare il tempo: ecco 10 strategie efficaci

Per aumentare la produttività, si sa, bisogna ottimizzare il tempo.

E ok, lo ammetto, la mia più grande debolezza è la procrastinazione.

Anche tu ti ritrovi a concentrare il massimo del lavoro proprio il giorno prima della data di scadenza? Oppure cominci a distrarti e a leggere su Wikipedia della migrazione della anatre selvagge?

Per prima cosa, tranquillo: non sei solo 🙂

La procrastinazione però può diventare davvero un grosso problema ed è principalmente il campanello di allarme che non stai lavorando come dovresti.

Ma perché tendiamo a procrastinare?

Non è chiaro perché procrastiniamo.

La spiegazione più accreditata è che tendiamo di spostare l’attenzione da qualcosa che ci spaventa o ci mette ansia verso qualcosa di più leggero e meno impegnativo, da controllare le notifiche di Facebook a fare la lavatrice.

Questo è per ottenere una gratificazione momentanea che però ha dei risvolti assolutamente deleteri. Chi tende a procrastinare, infatti, vive la situazione con un forte senso di colpa che spesso genera maggiore ansia, creando un circolo vizioso dal quale si fa fatica uscirne.

La miglior rappresentazione della procrastinazione a mio avviso rimane sempre quella che Tim Urban ha presentato in un Ted Talk. Se non l’hai ancora vista, te la consiglio caldamente (il video qua sotto è sottotitolato in italiano).

Come smettere di procrastinare?

Procrastinare spesso non è un problema legato alla cattiva gestione del tempo quanto piuttosto a una cattiva gestione delle emozioni.

Pensa per un momento di scalare il K2 o di leggere tutto Guerra e Pace. Nella pratica, non so esattamente come sia scalare il K2, non l’ho mai fatto, ma immagino che non sia esattamente una passeggiata.

Guerra e Pace invece l’ho letto e ti assicuro che per quanto ami la letteratura classica, se avessi mangiato un mattone lo avrei probabilmente digerito meglio.

Ora, quando ci troviamo di fronte a un’impresa che ci sembra titanica, qual è la cosa più saggia e ragionevole da fare?

Invece di guardare tutta la situazione del suo insieme è meglio dividerla in tanti piccoli step. In questo modo svolgere ogni singola azione sarà molto più semplice e si ridurrà la tendenza a distrarci con qualche attività più soft.

Devi scalare il K2? Comincia con un passo.

Devi leggere Guerra e Pace? Comincia con una pagina.

Devi scrivere un articolo per il tuo blog? Fai una lista dei vari titoli e sottotitoli, come ho fatto io stilando questo articolo.

Sarà infatti molto più semplice incollarti al pc con l’idea di scrivere un piccolo paragrafo piuttosto che pensare di voler mettere insieme 2000 parole! 🙂

Strategie per aumentare la produttività

Dopo questa premessa, entriamo nel vivo della scena.

Quali sono le strategie che ti permetteranno di aumentare la tua produttività e di smettere (tendenzialmente) di procrastinare?

Ecco la mia personale top 10, ossia tutti quei metodi e quelle attività che mi hanno aiutato ad aumentare la mia produttività e a ottimizzare il mio tempo.

1. Il principio di Pareto

Il principio di Pareto è un principio molto semplice che si può applicare in praticamente ogni situazione della vita.

Viene chiamato anche legge dell’80/20 e afferma che l’ 80% degli effetti o dei risultati prodotti sono la conseguenza del solo 20% delle cause.

Vuoi degli esempi?

Ok. Indossiamo per l’80% del tempo solo il 20% dei vestiti che abbiamo nell’armadio.

In tv guardiamo il 20% dei programmi disponibili per l’80% del tempo.

Senti il 20% dei tuoi amici per l’80% delle volte.

E si può applicare anche nel marketing. Infatti l’80% dei guadagni sarà dato solo dal 20% del tuo lavoro.

Come ottimizzare quindi il tempo e aumentare la produttività seguendo il principio di Pareto? Semplice: scovare tutti quei 20% e dedicarsi esclusivamente a quelle attività. Saranno quelle che ti procureranno l’80% dei risultati.

2. Non inseguire la perfezione

Se hai intenzione di raggiungere un obiettivo o di lanciare un progetto, qualunque esso sia, aspettare di renderlo perfetto prima di presentarlo al pubblico porterà a un solo inevitabile risultato: non partirai mai.

Ti spiego meglio.

Immagina di avere un esame all’università. Se aspetterai di essere totalmente preparato per quell’esame, fidati, non lo sosterrai mai.

Se aspetterai di essere perfetta per uscire, farai tardi e rimarrai a casa (questa cosa noi donne la sappiamo bene, vero?).

Se aspetterai che il tuo libro/prodotto/corso digitale sia davvero perfetto, non lo lancerai mai.

Sai qual è il momento migliore per iniziare qualcosa? Ieri!

Vai, inizia, buttati. Potrai sempre migliorarti strada facendo 🙂

3. La tecnica del pomodoro

 

Se hai un compito importante da sbrigare ma non riesci a rimanere concentrato per molto tempo, ti consiglio una tecnica molto efficace che uso solitamente e che mi permette di raggiungere tutti gli obiettivi che mi sono prefissata nel tempo stabilito: la tecnica del pomodoro.

La tecnica del pomodoro è molto efficace per aumentare la produttività.

Il nome deriva dai timer da cucina fatti a forma di pomodoro. Ti basterà procurartene uno (io ne uno a forma di pinguino ma per me resta sempre la tecnica del pomodoro!) e caricarlo per 30/35 minuti.

In questo lasso di tempo dovrai concentrarti totalmente su quello che stai facendo, eliminando tutte le distrazioni esterne, dal cellulare ai social network. Allo scadere del tempo potrai fare una pausa di 10-15 minuti e potrai ricominciare con un nuovo pomodoro.

Dopo 30-40 minuti di attività, infatti, il cervello tende ad affaticarsi e a distrarsi con maggiore frequenza. Con piccoli step temporali, quindi, potrai rimanere più a lungo concentrato su un obiettivo e aumentare così le probabilità di terminare il lavoro che devi svolgere con più concentrazione e più velocemente.

Per aiutarmi in questa attività ho scaricato un’applicazione che si chiama 30/30 e che mi ha permesso di organizzare il tempo di tutta la tua giornata.

Scegliendo infatti tutte le attività che devo svolgere e impostando la durata, questa applicazione mi avverte quando è il momento di passare all’attività successiva.

Risultato? Trovo il tempo per fare qualsiasi cosa. E ti assicuro che lavorando a casa con 2 bambini piccoli, è un risultato a dir poco eccezionale.

4. Fare una cosa alla volta

Mettere troppa carne al fuoco può avere risultati disastrosi in termini di ottimizzazione del tempo e produttività.

Concentrando la propria attenzione su troppe attività o su troppi progetti, infatti, può farti correre il rischio di perdere di vista il focus principale. Per questo motivo molti consigliano di dedicarsi a un solo progetto per volta, un po’ come fa la Apple con i suoi prodotti.

Io non sono amante di questo metodo e ne ho quindi trovato uno alternativo altrettanto efficace.

Dopo l’entusiasmo iniziale per un nuovo progetto, infatti, tendo a cadere nella trappola della routine e a perdere gli stimoli che mi avevano fatta partire alla grande.

Per questo motivo cerco sempre di mantenere aperti 2/3 progetti cercando di tenerli comunque ben separati tra loro. In questo modo la mia concentrazione sarà sempre diretta verso un unico focus ma gli stimoli che riceverò non sfoceranno nella routine.

Qualche esempio?

Un caso curioso è quello di libri. Leggo tantissimo, anche 2 o 3 libri a settimana. Tendenzialmente li leggo contemporaneamente mantenendo un ordine specifico, ad esempio il libro A per la mattina e il libro B per la sera.

Rimane comunque valido il concetto del “fare una cosa alla volta”. Mantenendo progetti o attività anche molto simili ben separati tra loro nella mente, si possono svolgere senza problemi molti compiti nello stesso lasso di tempo.

5. Ottimizzare il tempo con le app

Le applicazioni sono la mia salvezza. Inizialmente ero molto scettica e continuavo con agende cartacee, post-it e foglietti vari.

Non che non li usi più, ci mancherebbe, solo che adesso ho una forte predisposizione per le applicazioni.

Le mie preferite? Ecco quelle che mi hanno aiutata a migliorare e ottimizzare le mie giornate e il mio lavoro:

  • Omnifocus: mi permette di tenere tutti i progetti con i relativi obiettivi sempre sotto controllo e di fissare delle scadenze
  • Spotify: sembra strano inserirla all’interno di un articolo per la produttività ma quando devo rimanere concentrata ascoltare musica rilassante mi aiuta nell’impresa
  • Noisly: idem come sopra, solo che invece di musica rilassante accendo i cosiddetti white noise. Il mio preferito è senza dubbio il temporale!
  • Simple Mind: per costruire mappe concettuali da tenere sempre a portata di mano
  • 30/30: l’pplicazione che scandisce le mie giornate. Ne ho parlato al punto 3.
  • Evernote: semplicemente fantastica per appunti, note, e per non dimenticare le cose quotidiane che vengono in mente

6. Creati una routine

Se da una parte la routine rischia di far perdere l’entusiasmo, averne una (o più di una) aiuta a stabilire delle tempistiche precise, anche fisiologiche.

Ad esempio, svegliandoti sempre alla stessa ora il tuo corpo sincronizzerà il tuo orologio biologico, facendoti svegliare allo stesso orario anche senza sveglia.

Creati un’abitudine subito appena alzato (che è il momento più importante della giornata!) e cerca di fare un modo che questa abitudine ti crei un’emozione positiva.

Se saprai associare il risveglio a un’associazione positiva avrai un doppio vantaggio:

  • ti sveglierai con più sollievo
  • ti porterai la sensazione di benessere mattutino durante tutta la giornata

La prima mezzora dopo il risveglio per me è sacra: solitamente cerco di alzarmi sempre prima dei miei figli in modo da ritagliarmi uno spazio tutto per me. E in quella mezzora pratico yoga e meditazione.

7. Definisci gli obiettivi

Seneca diceva:

Ignoranti quem portum petat nullus suus ventus est

Ossia: non esiste vento favorevole per il marinaio che non sa dove andare. Se non hai degli obiettivi stabiliti il tuo viaggiare sarà solo un peregrinare senza meta e raggiungere la tua meta sarà molto difficile.

Occhio però, gli obiettivi non devono essere casuali ma devono avere alcune caratteristiche:

  • devono essere sempre specifici (non rimanere vago)
  • devono essere raggiungibili (non puoi imparare il tedesco in un mese!)
  • devono essere verificabili (devi poter verificare di aver raggiunto il tuo obiettivo)
  • devono avere una data di scadenza

8. Affronta le tue paure

Su questo paragrafo ci sarebbe da scrivere migliaia e migliaia di parole ma immagino questo sia già stato fatto da qualcuno molto più esperto di me in materia.

Mi limiterò quindi a riportare la mia semplice esperienza di vita.

Sono sempre stata una persona molto determinata. Ciò non significa che non ho mai avuto paura: paura di sbagliare, di fallire, di non raggiungere i miei obiettivi,

A volte affrontare le paure può essere difficile. Per questo ho sempre cercato di aggirare il problema: non evitando di affrontare le mie paure ma trovando delle motivazioni più forti della paura stessa.

Se la motivazione rimarrà alta, le paure tenderanno piano a piano a sembrare più piccole.

9. Non sentirti in colpa se ogni tanto sgarri

Sgarrare è umano. Giustificarsi no.

Se ti accorgi di aver sprecato il tuo tempo o di non aver dato il 100% per raggiungere un risultato, non accoccolarti non giustificarti. Piuttosto perdonati e riparti alla grande.

Un po’ come la dieta. Chi non ha mai sgarrato ogni tanto? Alla fine bisogna nutrire anche la piccola scimmia per la gratificazione immediata. L’importante però è che lo sgarro sia l’eccezione, non la regola!

10. Trova il tempo per rilassarti!

Attenzione: questo è il miglior consiglio che posso darti. Sembra paradossale ma per ottimizzare il tuo tempo e aumentare la tua produttività non dovrai lavorare come un pazzo giorno e notte.

Questo ti stancherà presto e ti farà perdere di vista gli obiettivi.

Concediti dello spazio per te, per rilassarti, per divertirti e per prenderti cura di te stesso. È sicuramente il miglior modo per raggiungere tutti i tuoi obiettivi con lo spirito giusto!

Spero che questo lungo articolo ti sia stato di aiuto e ti abbia dato qualche spunto di riflessione. Se hai altri metodi, altri consigli e suggerimenti per ottimizzare il tempo e aumentare la produttività, sarò felicissima di leggerli. Lasciami in un commento qua sotto le tue esperienze e le tue osservazioni!

Alla prossima 🙂

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